Öğretim Üyeleri ile E-postalaşmak

Duruma göre, öğretim üyesinin görüş ve önerilerinden en iyi şekilde yararlanabilmek için e-posta göndermek ile yüzyüze görüşmek üzere karar vermelisiniz.

Öğretim üyesine e-posta göndermenin uygun olduğu durumlar, genellikle,

• ödevler veya sınavlarda uygulanan kurallar hakkında açıklamaya ihtiyaç duyduğunuzda;
• öğretim üyesinde konu ile ilgili ek okuma veya kaynak talep ettiğinizde;
• öğretim üyesinden birebir görüşmek için randevu talep ettiğinizde;
• ofis saatinde kendisini ziyaret etmek istediğinizdedir.

Ofis saatlerinde yüzyüze görüşmek için uygun durumlar ise

• sınav kağıdınızı görmek ya da aldığınız notu tartışmak;
• dersin içeriğine ilişkin daha ayrıntılı sorularınız olduğunda;
• dersi anlamakta çok zorlandığınızı ve ek kaynaklara ihtiyaç duyduğunuzda;
• ders dair özel gereksinimleriniz olduğundadır.

Öğretim üyesine e-posta gönderirken yapmanız ve yapmamanız gerekenler için küçük bir liste:

• Dersin “syllabus”unu mesaj yazmadan önce bir daha okumalı (öğrencilerin sorularının büyük çoğunluğu bu belge de zaten bulunmaktadır.)
• E-postanın doğru iletişim kanalı olup olmadığını düşünün (tek kanal e-posta değildir.) Birden çok sorunuz olduğunda e-posta iyi bir yöntem değildir. Bu gibi durumlarda ofis saatlerinde öğretim üyesini görmeyi tercih edebilirsiniz.
• E-postalarınızda, üniversitenin size sağlamış olduğu e-posta adresini kullanın. Kişisel olarak başka bir mecradan edinmiş olduğunuz e-posta adreslerini kullanmayın. Öğretim üyeleri bir çok mesaj alıyorlar ve bunların bazıları tanımadıkları hesaplardan geldiğinden, mesajınız gözden kaçabilir.
• Konu kısmında mutlaka açık ve basit bilgi verin (örn.i XXX dersi hakkında sorular veya görüşme talebi.) Mesajınızı konu kısmını boş bırakmayın. Basit “Merhaba” vb. gibi ifadelerden kaçının.
• Hitabınızın doğru ve uygun olmasına özen gösterin (örn., Sayın Prof. XXX) Samimi görünen, “selam”, “merhaba” gibi ifadelerden kaçının.
• Öğretim üyesinin ismini yanlış yazmadığınızdan emin olun. Bir selamla cümlesi olmadan hemen sorunuza girmeyin.
• Mesajınızın bağlamını, kim olduğunuzu en başta belirtin. Öğretim üyelerinin tüm öğrencileri hatırlayamayacağını unutmayın ve sorunzun ne bağlamda olduğunu belirtmeden geçmeyin.
• Kısaca ve açıkça sorunuzu belirtin (... dair soru sormak için/ ödevlerin son tarihi için uzatma istemek için / … hakkında sizi bilgilendirmek için/ randevu alma için/vb. size yazıyorum.)
• Mesajınızın kısa olmasına özen gösterin. Çok uzun mesajlar göndermeyin. Eğer çok uzun yazmak durumundaysanız, yüzyüze görüşmeniz daha yararlı olacaktır.
• Mesajınızın belli kurallar içinde olmasına özen gösterin. Emojiler ya da kısaltmalar kullanmaktan kaçının.
• Yanıt için karşınızdakilere zaman tanıyın. Eğer sorununuz çok acilse bunu belirtin, ancak yanıt almak için en az 24 saat süre tanıyın. Özellikle haftasonları yazdığın mesajlara yanıtlar gecikebilir.  Öğretim üyelerinin bir çok konuyla ilgilendiklerini ve e-postalarını belli aralıklarla kontrol ettiklerini unutmayın.
• Mesajınızı kibar bir ifadeyle bitirin (zaman ayırdıkları ve size destek oldukları için teşekkür edin) ve mesajın sonuna adınızı soyadınızı yazmayı unutmayın. (Saygılarımla, Ad Soyad). Mesajlarınız “Hoşçakalın”, “Görüşürüz” gibi ifadelerle bitirmeyin.
• Mesajınızda gramer ve imla hataları olmadığını kontrol edin. Unutmayın, yazdığın her posta sonsuza kadar kalacak ve bir kere gönderdiniz mi, geri çağıramazsınız.

 Sadece verilen yanıtı okuyup kalmayın; mesajlara, yada size gönderilen randevu ile bilgileri aldığınızı mutlaka belirtin.